Kebijakan Privasi

Ini adalah versi terjemahan mesin dari kebijakan ini, disediakan hanya demi kenyamanan dan belum disertifikasi. Jika terjadi pertentangan atau ketidaksesuaian antara terjemahan ini dan versi asli berbahasa Inggris, versi berbahasa Inggris yang berlaku. Untuk versi asli, baca versi berbahasa Inggris.

Tanggal berlaku dan versi: 20 September 2026 (Versi 3.0). Kebijakan Privasi ini menetapkan cara pemrosesan data pribadi oleh Khypri AI melalui Platform, dan apabila ada langkah pengamanan yang masih dalam tahap penerapan, kami menyatakannya secara tegas dan tidak menyatakan bahwa hal itu sudah lengkap. Kebijakan ini harus dibaca bersama dengan Syarat Layanan, Kebijakan Keselamatan, dan Notice to Data Principal, yang terakhir merupakan pemberitahuan terperinci sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 Digital Personal Data Protection Act, 2023.

1. Pendahuluan, Peran, dan Interpretasi

1.1 Khypri AI (dalam Kebijakan ini disebut sebagai “Khypri”, “Perusahaan”, “kami”) mengoperasikan Platform. Sehubungan dengan data pribadi yang dikumpulkan melalui Platform, Khypri bertindak sebagai Data Fiduciary untuk tujuan Digital Personal Data Protection Act, 2023 dan sebagai controller untuk tujuan General Data Protection Regulation, kecuali apabila sekolah atau institusi lain secara independen menentukan tujuan dan cara pemrosesan untuk siswanya sendiri, dalam hal mana institusi tersebut menjadi Data Fiduciary atau controller dan Khypri bertindak sebagai Data Processor atau processor atas namanya dan berdasarkan instruksi tertulisnya.

1.2 Dalam Kebijakan ini, kecuali konteksnya menentukan lain:

1. “Act” berarti Digital Personal Data Protection Act, 2023 beserta peraturan pelaksanaannya, sebagaimana diubah dan berlaku dari waktu ke waktu;
2. “Akun” berarti akun yang didaftarkan pada Platform oleh Pemegang Akun, termasuk setiap profil Siswa yang dibuat di bawahnya;
3. “Pemegang Akun” berarti orang tua dewasa atau wali sah yang mendaftarkan Akun, dan “Anda” ditafsirkan sesuai dengan itu;
4. “Siswa” berarti anak yang profilnya dibuat dan dikelola oleh Pemegang Akun di bawah Akun;
5. “Platform” berarti situs web, aplikasi, antarmuka pemrograman aplikasi, dan layanan terkait dari Khypri AI;
6. “Data Pribadi”, “Data Principal”, “Data Fiduciary”, dan “Data Processor” memiliki arti sebagaimana diberikan dalam Act, dan “pemrosesan” mencakup pengumpulan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pembagian, pembatasan, penghapusan, dan operasi lain apa pun yang dilakukan terhadap Data Pribadi;
7. “Sub-Processor” berarti pihak ketiga yang ditunjuk Khypri untuk memproses Data Pribadi atas namanya, sebagaimana tercantum dalam Bagian 5;
8. “DPO” berarti Petugas Perlindungan Data Khypri sebagaimana diidentifikasi dalam Bagian 16; dan
9. “Permintaan Terverifikasi” berarti permintaan yang telah dikonfirmasi oleh Perusahaan sebagai dibuat oleh Pemegang Akun sesuai dengan Bagian 8.

1.3 Referensi pada suatu undang-undang atau peraturan mencakup undang-undang atau peraturan tersebut sebagaimana diubah, diberlakukan kembali, atau digantikan dari waktu ke waktu. Judul hanya untuk kenyamanan dan tidak memengaruhi interpretasi.

2. Data Pribadi yang Diproses

2.1 Perusahaan akan memproses kategori Data Pribadi berikut:

1. Data Identitas Orang Tua/Wali: nama lengkap sah Pemegang Akun, alamat email, nomor ponsel, dan tanggal lahir. Alamat email dan nomor ponsel juga digunakan untuk mengirim pemberitahuan sebagaimana dijelaskan dalam Bagian 4.3 dan 12.
2. Data Identitas Anak: Perusahaan tidak meminta atau mengumpulkan nama hukum anak. Pemegang Akun memilih nama tampilan atau panggilan untuk mengidentifikasi anak dalam Platform, beserta kelas atau sekolah dan dewan pendidikan anak. Pemegang Akun juga membuat nama pengguna dan kata sandi yang digunakan anak untuk masuk; kata sandi hanya disimpan dalam bentuk hash. Nama tampilan tersebut, bukan nama hukum, digunakan di mana pun profil anak muncul, termasuk dalam konten apa pun yang dikirim untuk pemrosesan AI (lihat Bagian 5), agar identitas asli anak tidak terekspos jika data tersebut suatu saat disusupi.
3. Data Pendidikan: jawaban pertanyaan, metrik kinerja, kertas soal yang dihasilkan, dan aktivitas belajar dalam Platform, yang terkait dengan nama tampilan atau profil anak dan bukan dengan nama hukum.
4. Data Teknis: alamat IP, pengidentifikasi perangkat, jenis peramban, dan geolokasi tingkat kota (bukan presisi) yang disimpulkan dari alamat IP. Geolokasi dan deteksi negara berbasis IP tersebut hanya dikumpulkan selama pendaftaran dan login Pemegang Akun itu sendiri, untuk mencegah penipuan dan menyarankan negara yang aturan usia-persetujuannya berlaku bagi Pemegang Akun yang mendaftar (saran bawaan yang dapat dikoreksi oleh Pemegang Akun, bukan penentuan akhir). Alamat IP juga dicatat, dan lokasi tingkat kota dapat disimpulkan darinya, ketika anak masuk, semata-mata untuk keamanan dan pencegahan penipuan; tidak pernah digunakan untuk melacak lokasi atau pergerakan anak.
5. Data Verifikasi Usia (Pemegang Akun, saat pendaftaran): pada saat pendaftaran, Perusahaan memperkirakan usia Pemegang Akun menggunakan kamera perangkat dan, untuk sebagian pengguna, membaca tanggal lahir dari gambar dokumen identitas yang dipilih pengguna untuk diberikan. Pemrosesan ini terjadi sepenuhnya di dalam peramban dan perangkat pengguna sendiri: gambar kamera dan gambar dokumen tidak diunggah ke server Perusahaan dan tidak disimpan. Hanya hasil pemeriksaan yang digunakan untuk mengizinkan pendaftaran dilanjutkan.
6. Data Percakapan AI: pesan anak kepada tutor AI dan balasannya, disimpan agar Pemegang Akun dapat meninjaunya dan agar kekhawatiran keselamatan serius dapat terdeteksi (lihat Bagian 4.3).
7. Data Pembayaran: diproses langsung oleh penyedia pembayaran Perusahaan; Perusahaan tidak menyimpan nomor kartu lengkap.
8. Data Pembatalan dan Penghapusan: ketika Pemegang Akun membatalkan langganan atau menghapus Akun, alasan yang dipilih dari daftar dan penjelasan apa pun yang diketik, beserta paket, referensi pembayaran terakhir, dan hasil peninjauan pengembalian dana.

2.2 Perusahaan tidak mengumpulkan atau menyimpan rekaman audio, foto, video, atau geolokasi presisi (tingkat GPS) dari pengguna mana pun, baik orang tua maupun anak. Pemeriksaan usia pendaftaran sebagaimana dimaksud dalam Bagian 2.1(e) hanya menggunakan kamera perangkat pada perangkat pengguna sendiri, dan tidak ada yang diperoleh darinya yang diunggah atau disimpan.

2.3 Tujuan dan Dasar Hukum

2.3.1 Perusahaan hanya akan memproses setiap kategori Data Pribadi untuk tujuan, dan berdasarkan dasar, yang dinyatakan terhadapnya di bawah ini:

1. Data Identitas Orang Tua/Wali — tujuan: pembuatan Akun, verifikasi persetujuan orang tua, dan komunikasi. Dasar: persetujuan Pemegang Akun atau, untuk akun institusi, kontrak dengan institusi.
2. Data Identitas Anak (nama tampilan, kelas/sekolah, dewan pendidikan) — tujuan: personalisasi dan penyelarasan kurikulum konten tanpa mengekspos identitas asli anak. Dasar: persetujuan Pemegang Akun atau, untuk akun institusi, kontrak dengan institusi.
3. Data Pendidikan — tujuan: pembuatan dan evaluasi konten akademik serta pelacakan kemajuan belajar. Dasar: persetujuan dan kepentingan sah Perusahaan dalam menyediakan layanan pendidikan inti.
4. Data Teknis — tujuan: keamanan, pencegahan penipuan, keandalan layanan, dan penyarankan aturan usia-persetujuan yang berlaku saat pendaftaran. Dasar: kepentingan sah dalam menjaga Platform tetap aman dan operasional serta menerapkan aturan perlindungan anak yang spesifik yurisdiksi secara benar.
5. Data Pembayaran — tujuan: pemrosesan biaya langganan. Dasar: kontrak dengan pihak yang membayar.
6. Data Pemberitahuan dan Kontak (alamat email dan nomor ponsel Pemegang Akun) — tujuan: mengirim pemberitahuan akun, keamanan, dan pembayaran serta pemberitahuan keselamatan anak yang kritis melalui WhatsApp dan email, serta mengirim pembaruan kemajuan dan penawaran hanya jika Pemegang Akun memilih untuk menerima. Dasar: persetujuan (persetujuan “Pemberitahuan Esensial” yang wajib dan persetujuan opsional pembaruan kemajuan serta penawaran).
7. Data Percakapan AI — tujuan: bimbingan belajar, memungkinkan Pemegang Akun meninjau percakapan, dan mendeteksi kekhawatiran keselamatan serius agar Pemegang Akun dapat diberi tahu. Dasar: persetujuan Pemegang Akun dan, sehubungan dengan kekhawatiran keselamatan, perlindungan anak yang mungkin berisiko mengalami kerugian serius.
8. Data Verifikasi Usia — tujuan: memastikan bahwa Pemegang Akun yang mendaftar adalah orang dewasa. Dasar: persetujuan; diproses semata-mata di perangkat pengguna sendiri.
9. Data Pembatalan dan Penghapusan — tujuan: meninjau permintaan pengembalian dana, menyimpan catatan yang diperlukan untuk akuntansi, dan memahami alasan layanan ditinggalkan agar dapat ditingkatkan. Dasar: kontrak dengan pihak yang membayar dan kepentingan sah Perusahaan dalam meningkatkan layanan.

3. Cookie dan Pelacakan

3.1 Perusahaan hanya menggunakan cookie yang benar-benar diperlukan untuk mempertahankan sesi login dan preferensi keamanan pengguna. Perusahaan tidak menggunakan cookie pemasaran atau iklan pihak ketiga dan tidak membangun profil iklan perilaku. Rincian lebih lanjut diatur dalam Kebijakan Cookie.

3.2 Kategori cookie yang digunakan adalah:

1. Sangat diperlukan: cookie sesi dan autentikasi yang diperlukan untuk login dan keamanan, yang tidak dapat dinonaktifkan tanpa kehilangan kemampuan menggunakan Platform;
2. Fungsional: cookie preferensi (misalnya pemilihan tema) yang menyimpan pengaturan pengguna antar kunjungan;
3. Analitik: analitik penggunaan agregat yang sadar privasi yang dapat digunakan untuk memahami penggunaan fitur dan yang tidak membangun profil perilaku individu atau memberi masukan pada iklan; dan
4. Iklan: tidak ada. Tidak ada cookie iklan pihak ketiga atau pelacakan lintas situs yang digunakan.

4. Pemrosesan Otomatis, Laporan Dukungan Belajar, dan Keselamatan Anak

4.0 Platform menggunakan kecerdasan buatan untuk menghasilkan konten latihan dan memberikan evaluasi serta umpan balik otomatis atas jawaban Siswa. Apabila evaluasi otomatis dapat memberikan dampak signifikan pada Siswa (misalnya, digunakan sebagai bagian dari penilaian bernilai), seorang guru manusia akan tetap memiliki kemampuan untuk meninjau, membatalkan, atau mengabaikan evaluasi yang dihasilkan AI. Data Principal dapat meminta peninjauan manusia atas evaluasi otomatis apa pun yang secara material memengaruhi mereka dengan menulis ke dpo@khypri.com. Penggunaan kecerdasan buatan dijelaskan lebih lanjut dalam Kebijakan AI yang Bertanggung Jawab.

4.1 Laporan Dukungan Belajar — Tujuan dan Dasar Hukum

4.1.1 Platform dirancang untuk beroperasi sebagai perpanjangan dari cara sekolah mengevaluasi siswanya, dan mencatat jawaban tes dan pertanyaan Siswa untuk menghasilkan analisis kinerja yang terlihat oleh Pemegang Akun. Dalam hal ini:

1. Fungsi: pemrosesan ini adalah fungsi dukungan belajar, terbatas pada aktivitas akademik Siswa sendiri di dalam Platform, dan hanya digunakan (i) untuk memberi Siswa dan Pemegang Akun gambaran yang akurat dan tidak bias tentang pemahaman Siswa terhadap konsep dan kinerja tes, dan (ii) untuk membantu pembelajaran Siswa, misalnya dengan mengidentifikasi topik yang lemah dan menyesuaikan tingkat kesulitan soal;
2. Pengecualian: pemrosesan ini tidak akan digunakan untuk iklan bertarget, pemasaran, maksimalisasi keterlibatan, atau tujuan apa pun yang diarahkan pada anak di luar ruang kerja akademik; Perusahaan tidak membangun profil perilaku atau iklan anak, dan data ini tidak pernah dibagikan dengan atau dijual kepada pengiklan;
3. Dasar hukum: pemrosesan ini diperlukan untuk melaksanakan layanan pendidikan inti yang diminta oleh Pemegang Akun (atau sekolah) atas nama anak. Perusahaan meminta persetujuan tegas Pemegang Akun sebelum data anak diproses dan, jika persetujuan tidak diberikan, tidak ada data anak tersebut yang akan diproses. Apabila akun diterbitkan oleh sekolah, pemrosesan terjadi berdasarkan instruksi kontraktual sekolah sebagai Data Fiduciary atau controller; dan
4. Keterlihatan bagi orang tua: Pemegang Akun dapat mengakses laporan kemajuan Siswa kapan saja, dan data ini tidak akan digunakan untuk membuat keputusan tentang Siswa, di luar mendukung pembelajaran Siswa, tanpa sepengetahuan Pemegang Akun.

4.2 Akses Tim Dukungan

4.2.1 Akses tim dukungan pelanggan Perusahaan terhadap catatan akademik Siswa (kemajuan, sertifikat, dan aktivitas) dikendalikan oleh PIN Dukungan. Setiap Pemegang Akun memiliki PIN Dukungan enam karakter (huruf dan angka), yang dibuat saat Akun didaftarkan, ditampilkan kepada Pemegang Akun di profil, dan diganti secara otomatis setiap sepuluh (10) hari. Staf dukungan tidak dapat melihat PIN tersebut: Pemegang Akun memberikannya kepada anggota tim dukungan hanya ketika bantuan diinginkan, dan orang tersebut mengetiknya. Hanya jika benar, catatan akademik Siswa dibuka, hanya untuk Akun tersebut dan untuk jangka waktu terbatas tiga puluh (30) menit, dan PIN baru segera mengakhiri akses tersebut. Percobaan yang salah berulang kali diblokir, dan setiap entri, verifikasi, dan pembaruan PIN dicatat beserta karyawan yang bersangkutan. Administrator Perusahaan dapat melihat PIN, dan administrator serta staf dukungan dapat membuat PIN baru. Akses dukungan dibatasi berdasarkan peran (lihat Bagian 13.1).

4.3 Pemantauan dan Pemberitahuan Keselamatan Anak

4.3.1 Untuk membantu menjaga keselamatan anak, percakapan tutor AI dengan anak secara otomatis diperiksa untuk indikasi risiko serius terhadap keselamatan atau kesejahteraan anak, termasuk menyakiti diri sendiri, pelecehan, kekerasan, perundungan, atau tekanan berat. Selain membantu pembelajaran anak, ini adalah satu-satunya tujuan percakapan diperiksa; pemeriksaan ini tidak digunakan untuk iklan atau membangun profil perilaku.

4.3.2 Apabila kekhawatiran serius terdeteksi, AI akan merespons dengan panduan yang mendukung, kekhawatiran tersebut akan dicatat terhadap profil anak, dan Perusahaan akan memberi tahu Pemegang Akun tanpa penundaan melalui WhatsApp dan email, menyatakan tingkat keparahan dan jenis kekhawatiran. Apabila pemberitahuan tidak diakui, pengingat lebih lanjut akan dikirim selama beberapa jam berikutnya. Sekitar lima belas (15) menit setelah pemberitahuan pertama, Perusahaan juga akan mengirim ringkasan singkat satu atau dua kalimat, disusun dengan bantuan salah satu penyedia AI yang tercantum dalam Bagian 5, mengenai hal yang bersangkutan. Tim dukungan Perusahaan juga dapat menghubungi Pemegang Akun terkait pemberitahuan tersebut.

4.3.3 Pemberitahuan hanya akan dikirim ke nomor ponsel dan alamat email yang tercatat pada Akun, berdasarkan persetujuan “Pemberitahuan Esensial” yang wajib dan untuk perlindungan anak yang mungkin berisiko mengalami kerugian serius. Pemberitahuan bukan pengganti layanan darurat; apabila anak berada dalam bahaya langsung, nomor darurat setempat harus dihubungi. Karena pemberitahuan ini penting bagi keselamatan anak, persetujuan tersebut adalah persetujuan wajib dan tetap berlaku selama Akun ada (lihat Bagian 8A).

5. Pengungkapan kepada Sub-Processor dan Pihak Lain

5.1 Perusahaan tidak menjual Data Pribadi. Data Pribadi hanya akan diungkapkan kepada kategori penyedia layanan berikut, dan hanya sejauh yang diperlukan untuk mengoperasikan Platform:

1. Hosting dan email: BigRock, untuk hosting dan pengiriman email akun serta pemasaran. Perusahaan dapat menambahkan Amazon Web Services (AWS) atau Google Cloud sebagai infrastruktur hosting tambahan atau pengganti seiring pertumbuhannya, dan Kebijakan ini akan diperbarui sebelum hal itu terjadi.
2. Perpesanan: Meta Platforms (WhatsApp Business Platform), untuk pengiriman kode sandi sekali pakai, pemberitahuan akun dan keamanan, serta pemberitahuan keselamatan anak ke nomor ponsel Pemegang Akun di WhatsApp. Meta menerima nomor ponsel Pemegang Akun dan isi pesan. Pesan hanya dikirim ke Pemegang Akun dan tidak pernah ke anak.
3. Autentikasi: Firebase Authentication (Google), digunakan semata-mata untuk memverifikasi dan melakukan login Pemegang Akun, dan menerima alamat email, nomor ponsel, dan kredensial Pemegang Akun. Anak masuk dengan nama pengguna dan kata sandi yang dibuat oleh Pemegang Akun, yang diverifikasi oleh sistem Perusahaan sendiri, dan tidak ada data anak yang dikirim ke Firebase; semua data terkait anak disimpan dan diproses hanya dalam basis data Khypri AI dan/atau My Paper Genie.
4. Pemrosesan AI: OpenAI dan Google (Gemini / Vertex AI), untuk pembuatan dan evaluasi konten akademik dan untuk penyusunan ringkasan keselamatan singkat sebagaimana dijelaskan dalam Bagian 4.3. Input pendidikan, dan teks yang diperlukan untuk ringkasan keselamatan, dapat dikirim ke penyedia ini untuk inferensi, diidentifikasi hanya dengan nama tampilan atau profil anak (lihat Bagian 2). Karena Perusahaan tidak pernah mengumpulkan nama hukum anak, tidak ada nama asli yang perlu dihapus sebelum konten dikirim untuk diproses. Perusahaan saat ini mengandalkan kebijakan penggunaan data API yang dipublikasikan oleh penyedia ini, yang menyatakan bahwa input API dikecualikan dari pelatihan model. Belum ada Perjanjian Pemrosesan Data yang ditandatangani dengan salah satu penyedia ini, dan layanan mereka digunakan berdasarkan syarat standar mereka.
5. Pembayaran: Razorpay, untuk memproses pembayaran langganan.
6. Analitik: Google Analytics, untuk analitik penggunaan agregat hanya pada situs web pemasaran publik Perusahaan (bukan di dalam Platform pembelajaran), yang hanya beroperasi jika pengguna telah menyetujui cookie analitik pada spanduk cookie dan ditolak secara bawaan.

5.2 Tidak satu pun penyedia yang tercantum dalam Bagian 5.1 saat ini memiliki Perjanjian Pemrosesan Data yang ditandatangani dengan Perusahaan, dan layanan mereka digunakan berdasarkan syarat standar mereka yang tersedia untuk umum. Daftar ini akan terus diperbarui seiring perubahan hubungan vendor Perusahaan. Daftar lengkap terkini, dengan rincian lokasi data, tercantum pada halaman Sub-Processors.

5.3 Perusahaan juga dapat mengungkapkan Data Pribadi apabila diwajibkan oleh hukum, berdasarkan perintah pengadilan atau otoritas yang berwenang, atau apabila diperlukan untuk melindungi anak dari kerugian serius.

6. Retensi dan Penghapusan

6.1 Retensi. Data Pribadi akan disimpan selama Akun tetap aktif dan, setelah itu, hanya sebagaimana diatur dalam Bagian 6 ini. Rincian diatur dalam Kebijakan Retensi dan Penghapusan Data.

6.2 Penghapusan oleh Pemegang Akun. Pemegang Akun dapat setiap saat meminta penghapusan Akun, yang mencakup setiap profil Siswa di bawahnya, (a) di dalam Platform, dengan memilih opsi “Hapus akun saya” dalam pengaturan profil dan mengonfirmasi permintaan dengan mengetikkan alamat email yang terdaftar pada Akun; atau (b) dengan permintaan tertulis kepada DPO sesuai dengan Bagian 8.

6.3 Akibat segera. Setelah permintaan penghapusan dibuat di dalam Platform, atau diverifikasi oleh Perusahaan: (a) Akun dan setiap profil Siswa akan segera dinonaktifkan dan login akan berhenti; (b) setiap persetujuan yang tercatat pada Akun akan dianggap ditarik dan penarikan tersebut akan dicatat; (c) langganan apa pun akan dibatalkan sehingga tidak ada tagihan lebih lanjut; dan (d) Perusahaan akan mengirim konfirmasi ke alamat email terdaftar yang menyatakan tanggal setelah mana penghapusan akan dilakukan.

6.4 Masa jeda dan batas waktu. Penghapusan akan dilakukan setelah masa jeda tujuh (7) hari sejak permintaan (atau jangka waktu lain, tidak melebihi dua puluh satu (21) hari, sebagaimana ditetapkan oleh DPO atas permintaan tertulis), di mana selama itu permintaan dapat dibatalkan dan Akun dipulihkan atas permintaan tertulis yang dikirim ke DPO dari alamat email terdaftar. Langganan yang dibatalkan berdasarkan Bagian 6.3(c) tidak dipulihkan dengan pemulihan Akun. Penghapusan bagaimanapun juga akan diselesaikan dalam waktu tiga puluh (30) hari sejak Permintaan Terverifikasi, kecuali sejauh Bagian 6.6 berlaku. Permintaan pemulihan yang dibuat setelah penghapusan dilakukan tidak dapat dipenuhi.

6.5 Ruang lingkup penghapusan. Pada saat penghapusan: (a) Data Pribadi dalam Akun dan dalam setiap profil Siswa, termasuk aktivitas belajar, percakapan obrolan, catatan ujian dan latihan, berkas yang diunggah dan teks serta vektor yang diturunkan darinya, riwayat login, kode verifikasi, pesan yang dikirim melalui formulir kontak dari alamat email terdaftar, dan salinan email yang dikirim ke alamat tersebut, akan dihapus; (b) rincian identitas pada Akun dan setiap profil Siswa (nama, alamat email, nomor telepon, tanggal lahir, foto, hash kata sandi, dan lokasi) akan dihapus atau diganti secara tidak dapat dibalik sehingga catatan apa pun yang disimpan berdasarkan Bagian 6.6 tidak lagi mengidentifikasi seseorang; (c) kredensial login yang disimpan bersama penyedia autentikasi Perusahaan akan dihapus; dan (d) catatan insiden keselamatan dan catatan pengiriman pesan hanya akan disimpan dalam bentuk yang telah dihilangkan identitasnya (tingkat keparahan, jenis, templat, status, dan waktu), teks percakapan, rincian kontak, dan isi pesan dihapus.

6.6 Catatan yang disimpan berdasarkan hukum atau untuk akuntabilitas yang sah. Terlepas dari hal di atas, Perusahaan akan menyimpan, dan hanya akan menggunakan semata-mata untuk tujuan penyimpanannya: (a) catatan pembayaran, pesanan, langganan, dan buku besar kredit, untuk jangka waktu yang diwajibkan oleh hukum pajak dan akuntansi yang berlaku; (b) catatan persetujuan yang diberikan dan ditarik, terdiri dari pengidentifikasi dan jawaban saja, beserta riwayat perubahan bertanggal dan kata-kata yang ditampilkan pada setiap saat, sebagai bukti persetujuan dan penarikannya; dan (c) daftar blokir penipuan dan keamanan. Korespondensi dukungan ditinjau secara individual pada permintaan penghapusan dan dihapus kecuali penyimpanan diperlukan untuk tujuan yang diizinkan oleh hukum.

7. Transfer Internasional

7.1 Data Pribadi dapat diproses pada server yang berlokasi di luar negara asal Data Principal, termasuk oleh penyedia perpesanan (Meta/WhatsApp) dan AI Perusahaan.

7.2 Apabila data orang di Uni Eropa atau Kawasan Ekonomi Eropa ditransfer ke luar EEA, transfer tersebut akan diatur oleh Standard Contractual Clauses, yang saat ini sedang dalam proses penyelesaian dan belum sepenuhnya dilaksanakan dengan semua vendor.

7.3 Apabila Data Pribadi Data Principal India ditransfer ke luar India, Perusahaan akan menerapkan langkah pengamanan yang konsisten dengan persyaratan Act sehubungan dengan transfer lintas batas. Rincian lebih lanjut diatur dalam Kebijakan Transfer Data Lintas Batas.

8. Pelaksanaan Hak oleh Data Principal

8.1 Untuk menggunakan hak apa pun yang dijelaskan dalam Kebijakan ini (termasuk akses, koreksi, penghapusan, pembatasan, portabilitas, atau keberatan), Data Principal harus mengirim permintaan ke dpo@khypri.com dari alamat email yang terkait dengan Akun atau, dalam hal permintaan yang dibuat atas nama anak, dari alamat email Pemegang Akun yang telah diverifikasi. Prosedur berikut akan berlaku:

1. Pengakuan penerimaan: Perusahaan akan mengakui penerimaan dalam waktu tiga (3) hari kerja.
2. Verifikasi identitas: Perusahaan dapat meminta informasi yang cukup untuk memastikan bahwa pemohon adalah Pemegang Akun, atau orang tua atau wali Siswa Pemegang Akun, guna mencegah akses tidak sah ke data anak.
3. Pemenuhan: permintaan akses, koreksi, dan portabilitas akan dipenuhi dalam waktu lima belas (15) hari, dan permintaan penghapusan dalam waktu tiga puluh (30) hari, konsisten dengan Bagian 6.
4. Format: apabila salinan data diminta, salinan tersebut akan diberikan dalam format terstruktur, umum digunakan, dan dapat dibaca mesin (JSON atau CSV).
5. Eskalasi: apabila pemohon tidak puas dengan tanggapan, penduduk UE/EEA dapat mengajukan keluhan kepada otoritas pengawas setempat, dan penduduk India dapat menghubungi Data Protection Board of India setelah beroperasi.

8.2 Pemegang Akun juga dapat melaksanakan hak penghapusan langsung di dalam Platform sebagaimana diatur dalam Bagian 6.2, dan dapat melihat serta mengoreksi rincian Akun dan setiap profil Siswa dalam pengaturan profil. Pemegang Akun juga dapat mengunduh salinan data Akun, dan data setiap profil Siswa di bawahnya, sebagai satu berkas dalam format JSON, dengan memilih “Ekspor data saya” dalam profil. Sebelum pengunduhan, Pemegang Akun diberi tahu bahwa berkas tersebut tidak dienkripsi; pengunduhan dapat dilakukan sekali setiap lima (5) menit, dan setiap pengunduhan dicatat (siapa dan kapan, tidak pernah isi berkas).

8A. Penarikan Persetujuan

8A.1 Pemegang Akun dapat menarik persetujuan semudah persetujuan itu diberikan. Cara penarikan bergantung pada sifat persetujuan:

1. Persetujuan opsional — pembaruan kemajuan dan ringkasan mingguan melalui email dan WhatsApp, penawaran dan pengingat melalui email, serta cookie analitik — dapat ditarik kapan saja dalam pengaturan akun (dalam profil, untuk persetujuan Pemegang Akun sendiri, dan dalam panel pengaturan anak, untuk pembaruan kemajuan mengenai anak tersebut). Penarikan akan berlaku segera, dan persetujuan dapat diberikan kembali nanti.
2. Persetujuan wajib — persetujuan atas Syarat Layanan dan Kebijakan ini, konfirmasi bahwa Pemegang Akun adalah orang dewasa, persetujuan “Pemberitahuan Esensial”, dan persetujuan atas analisis data akademik anak — diperlukan untuk mengoperasikan layanan dan menjaga keselamatan anak. Persetujuan ini tetap berlaku selama Akun ada dan ditampilkan sebagai terkunci dalam pengaturan akun. Penarikan persetujuan wajib dilakukan dengan menghapus Akun, setelah itu semua pemrosesan lebih lanjut atas data anak akan berhenti.

8A.2 Untuk menarik persetujuan sepenuhnya dan menutup Akun, Pemegang Akun dapat (a) menggunakan opsi “Hapus akun saya” di dalam Platform sebagaimana dijelaskan dalam Bagian 6.2, (b) menggunakan opsi “Tarik Semua & Tutup Akun” pada Notice to Data Principal, atau (c) menulis kepada DPO, Debasmita Maharana, di dpo@khypri.com dengan subjek “Tarik Persetujuan” dari alamat email Pemegang Akun yang telah diverifikasi. Setelah konfirmasi identitas, Perusahaan akan menghentikan semua pemrosesan lebih lanjut atas data anak dan, kecuali Pemegang Akun secara terpisah meminta penyimpanan, akan melanjutkan penghapusan sesuai dengan Bagian 6.

8A.3 Penarikan persetujuan tidak akan memengaruhi keabsahan pemrosesan apa pun yang dilakukan berdasarkan persetujuan sebelum penarikannya. Perusahaan menyimpan catatan bertanggal mengenai kapan setiap persetujuan diberikan atau diubah dan kata-kata yang ditampilkan pada saat itu, sehingga dapat menunjukkan kepada Data Principal apa yang telah disepakati.

9. Digital Personal Data Protection Act, 2023 (India)

9.1 Persetujuan orang tua yang dapat diverifikasi. Hanya orang tua atau wali sah yang dapat mendaftar pada Platform; Siswa tidak dapat membuat Akun secara langsung. Pendaftaran mencatat tanggal lahir Pemegang Akun, deklarasi diri mengenai status dewasa, dan pemeriksaan usia pada perangkat, diikuti dengan verifikasi alamat email dan nomor ponsel Pemegang Akun. Profil Siswa hanya dapat ditambahkan setelah profil Pemegang Akun sendiri lengkap, dan tidak ada profil Siswa yang dapat ada tanpa Pemegang Akun yang terverifikasi di baliknya. Metode ini dijelaskan lebih lanjut dalam Kebijakan Persetujuan Orang Tua yang Dapat Diverifikasi.

9.2 Tanpa pembuatan profil perilaku. Perusahaan tidak melacak penelusuran atau perilaku Siswa di luar ruang kerja akademik dan tidak menayangkan iklan bertarget.

9.3 Koreksi dan penghapusan. Pemegang Akun dapat melihat, mengoreksi, atau meminta penghapusan data anak kapan saja, dengan cara sebagaimana diatur dalam Bagian 6 dan 8.

9.4 Penyelesaian keluhan dan nominasi. Pertanyaan dan keluhan berdasarkan Act dapat ditujukan kepada DPO di dpo@khypri.com, sebagaimana diatur dalam Bagian 16. Data Principal juga dapat melaksanakan hak nominasi apa pun yang tersedia berdasarkan Act dengan menulis kepada DPO.

10. General Data Protection Regulation (Uni Eropa)

10.1 Dasar hukum. Pemrosesan terjadi berdasarkan persetujuan (Pemegang Akun atau institusi) dan, jika berlaku, kepentingan sah sekolah sebagai controller.

10.2 Hak. Permintaan akses, koreksi, pembatasan, portabilitas, dan penghapusan dapat dikirim ke dpo@khypri.com dan akan ditangani sesuai dengan Bagian 8.

10.3 Pemberitahuan pelanggaran. Perusahaan berkomitmen untuk memberi tahu pengguna yang terdampak dan otoritas pengawas terkait dalam waktu tujuh puluh dua (72) jam sejak ditemukannya pelanggaran data pribadi, sesuai dengan Bagian 14.

11. Children's Online Privacy Protection Act (Amerika Serikat)

11.1 Cakupan. Children's Online Privacy Protection Act berlaku bagi anak-anak di bawah usia tiga belas (13) tahun di Amerika Serikat.

11.2 Pengumpulan minimal. Perusahaan tidak mengumpulkan audio, media visual, atau geolokasi presisi dari anak di bawah usia tiga belas tahun.

11.3 Persetujuan orang tua yang dapat diverifikasi. Karena hanya orang tua atau wali yang dapat mendaftar, dan harus memverifikasi identitas mereka sendiri sebelum menambahkan anak ke Akun, tidak ada anak di bawah usia tiga belas tahun yang dapat memberikan persetujuannya sendiri atau membuat akun independen.

11.4 Hak orang tua. Orang tua dapat meninjau, atau meminta penghapusan, data anak mereka kapan saja dengan menghubungi dpo@khypri.com atau dengan menghapus Akun sebagaimana diatur dalam Bagian 6.2.

11.5 Tanpa pengondisian. Partisipasi tidak akan disyaratkan pada pengungkapan data yang lebih banyak daripada yang secara wajar diperlukan.

12. Komunikasi Pemasaran dan Layanan

12.1 Perusahaan akan mengirim komunikasi promosi atau pemasaran (termasuk penawaran, penawaran pembaruan paket, dan pembaruan produk) hanya apabila Pemegang Akun telah memilih untuk menerima melalui persetujuan opsional “Penawaran dan pengingat melalui Email”. Persetujuan tersebut dapat ditarik kapan saja dalam pengaturan akun; setiap email promosi memuat tautan ke pengaturan akun, dan Pemegang Akun juga dapat menulis ke dpo@khypri.com. Pembaruan kemajuan dan ringkasan mingguan mengenai anak hanya akan dikirim apabila Pemegang Akun telah mengaktifkannya untuk anak tersebut, melalui email dan/atau WhatsApp, dan dapat dinonaktifkan dengan cara yang sama.

12.2 Pesan tertentu bukan pemasaran dan akan dikirim terlepas dari pilihan pemasaran Pemegang Akun, karena merupakan bagian dari pengoperasian Akun dan keselamatan anak: tanda terima tagihan, pemberitahuan keamanan, pemberitahuan berakhirnya paket dan saldo, serta pemberitahuan keselamatan anak yang kritis (lihat Bagian 4.3). Pesan tersebut dikirim melalui WhatsApp dan email berdasarkan persetujuan “Pemberitahuan Esensial” yang wajib. Rincian lebih lanjut diatur dalam Kebijakan Komunikasi.

13. Langkah Pengamanan

13.0 Data Pribadi dienkripsi saat transit menggunakan TLS 1.3 dan saat disimpan menggunakan AES-256. Perusahaan sedang mengupayakan sertifikasi ISO 27001 untuk praktik manajemen keamanan informasinya; sertifikasi tersebut sedang berlangsung dan belum diperoleh.

13.1 Kontrol Akses (Akses Berbasis Peran dan Hak Istimewa Minimal)

13.1.1 Akses internal ke Data Pribadi, termasuk catatan akademik anak, rincian Pemegang Akun, dan informasi pembayaran, diatur oleh kontrol akses berbasis peran yang dibangun berdasarkan prinsip hak istimewa minimal. Akses bawaan setiap karyawan adalah tidak ada, dan akses hanya diberikan untuk data tertentu yang diperlukan suatu peran untuk melaksanakan fungsinya.

1. Peran, bukan individu: akses diberikan kepada peran yang ditentukan (misalnya Dukungan, Teknik, Konten/Kurikulum, dan DPO) dan bukan kepada individu secara langsung, sehingga apa yang dapat dilihat seseorang ditentukan oleh fungsi.
2. Hak istimewa minimal: akses suatu peran dibatasi pada kategori data dan tindakan yang diperlukannya. Akses dukungan dibatasi pada peran dan fungsi yang bersangkutan, dan staf dukungan hanya dapat membuka catatan akademik Siswa setelah PIN Dukungan Pemegang Akun, sebagaimana dijelaskan dalam Bagian 4.2, dimasukkan dengan benar.
3. Pemisahan tugas: akses teknik yang diperlukan untuk mengoperasikan Platform dipisahkan dari kemampuan mengekspor atau melihat Data Pribadi secara massal, dan pekerjaan teknik rutin tidak memerlukan melihat data anak individu.
4. Akses yang dibatasi waktu dan dapat dicabut: akses berbasis peran dihapus pada perubahan peran atau kepergian, dan akses sementara atau yang ditingkatkan (seperti sesi PIN Dukungan) kedaluwarsa secara otomatis.
5. Pencatatan akses: akses ke Data Pribadi oleh peran internal dicatat sehingga dapat ditelusuri kembali ke suatu peran dan alasan.
6. Tinjauan berkala: akses ditinjau secara berkala untuk menghapus akses apa pun yang lebih luas daripada yang saat ini diperlukan; tinjauan ini sedang diformalkan menjadi jadwal tetap dan belum sepenuhnya matang.

13.1.2 Bagian ini mengatur akses internal Perusahaan sendiri. Bagian ini terpisah dari kontrol akses internal sekolah sendiri apabila sekolah menjadi Data Fiduciary bagi siswanya sendiri, dan dari Sub-Processor yang tercantum dalam Bagian 5, yang hanya menerima data yang telah dipseudonimkan dan disaring sebagaimana dijelaskan di sana.

13.2 Autentikasi, Kata Sandi, dan Kredensial

13.2.1 Anak masuk ke Platform dengan nama pengguna dan kata sandi yang dibuat Pemegang Akun untuk anak; kredensial ini diverifikasi oleh sistem Perusahaan sendiri, tidak pernah dikirim ke Firebase, dan kata sandi tidak pernah disimpan sebagaimana dimasukkan: kata sandi diubah pada server Perusahaan menjadi hash satu arah bergaram menggunakan fungsi standar industri yang sengaja lambat (PBKDF2), sehingga kata sandi tidak dapat dibaca kembali oleh siapa pun, termasuk Perusahaan, dan salinan nilai yang disimpan tidak dapat dibalik dengan daftar yang telah dihitung sebelumnya. Kata sandi yang disimpan dalam format lama yang lebih lemah diubah ke format ini pada saat anak berikutnya masuk, dan kata sandi format lama yang belum diubah pada tanggal yang ditetapkan Perusahaan untuk menghentikan format lama harus disetel ulang oleh Pemegang Akun dalam pengaturan profil. Anak tidak dapat mendaftar atau membuat Akun. Autentikasi Pemegang Akun ditangani oleh Firebase Authentication (Google), yang mengelola penyimpanan kredensial, hashing kata sandi, dan keamanan login atas nama Perusahaan, dan Perusahaan sendiri tidak menyimpan kata sandi orang tua. Tidak ada data anak yang dikirim ke Firebase, termasuk nama tampilan dan aktivitas akademik anak (dan, sebagaimana dinyatakan dalam Bagian 2, Perusahaan tidak pernah mengumpulkan nama hukum anak). Setelah identitas Pemegang Akun diverifikasi melalui Firebase, semua data terkait anak (profil, jawaban, kemajuan, dan kertas soal yang dihasilkan) dibuat, disimpan, dan diproses secara eksklusif dalam basis data Khypri AI dan/atau My Paper Genie, terpisah dari lapisan autentikasi.

1. Kata sandi: kata sandi tidak pernah disimpan atau ditangani dalam teks biasa oleh Perusahaan; Firebase menerapkan hashing dan salting standar industri atas namanya.
2. Autentikasi multi-faktor: Perusahaan mendukung dan mendorong autentikasi multi-faktor pada Akun (misalnya, verifikasi kode sandi sekali pakai email atau ponsel saat pendaftaran, tersedia sebagai langkah login tambahan). Penerapan autentikasi multi-faktor sebagai persyaratan wajib pada setiap login direncanakan dan belum diterapkan secara universal.
3. Kunci API dan kredensial layanan: kredensial yang digunakan untuk menghubungkan sistem Perusahaan dengan Sub-Processor-nya (Bagian 5), termasuk penyedia AI, pemrosesan pembayaran, dan hosting, disimpan dalam manajemen rahasia yang dienkripsi dan bukan dalam kode sumber atau konfigurasi teks biasa, dan dibatasi pada izin minimum yang diperlukan setiap integrasi, konsisten dengan Bagian 13.1.
4. Keamanan sesi: sesi login menggunakan token yang aman dan dibatasi waktu, dan sesi dapat dicabut (misalnya saat perubahan kata sandi atau dugaan penyusupan).

14. Pelanggaran Data Pribadi

14.1 Dalam hal terjadi pelanggaran data pribadi, Perusahaan akan mengikuti proses di bawah ini, yang dijelaskan lebih lanjut dalam Kebijakan Tanggapan Pelanggaran Data Pribadi:

1. Penahanan: mengidentifikasi dan menahan pelanggaran segera setelah ditemukan;
2. Penilaian: menilai cakupan data dan individu yang terdampak;
3. Pemberitahuan: memberi tahu pengguna yang terdampak dan otoritas terkait (termasuk Data Protection Board of India, jika berlaku) dalam waktu tujuh puluh dua (72) jam sejak ditemukan, dengan menjelaskan sifat pelanggaran dan data yang terlibat; dan
4. Remediasi: mengambil tindakan korektif untuk mencegah terulangnya kejadian dan, jika sesuai, menawarkan panduan kepada pengguna yang terdampak mengenai langkah-langkah perlindungan.

15. Amendemen

15.1 Perusahaan dapat mengubah Kebijakan ini dari waktu ke waktu. Apabila perubahan material dilakukan, tanggal berlaku dan versi yang dinyatakan di atas akan diperbarui dan, jika diwajibkan oleh hukum, pengguna yang terdampak akan diberi tahu secara langsung.

16. Kontak dan Penyelesaian Keluhan

16.1 Pertanyaan, koreksi, penghapusan, atau permintaan keluhan apa pun berdasarkan Act, General Data Protection Regulation, atau Children's Online Privacy Protection Act harus ditujukan kepada Petugas Perlindungan Data, Debasmita Maharana, di dpo@khypri.com.

16.2 Perusahaan akan mengakui setiap permintaan dalam waktu tiga (3) hari kerja dan akan menyelesaikan Permintaan Terverifikasi untuk penghapusan dalam waktu tiga puluh (30) hari, sesuai dengan Bagian 8. Cara mengajukan dan menyelesaikan keluhan diatur dalam Kebijakan Penyelesaian Keluhan.